Egy fesztiválgépezet kulisszatitkai

Szerző: | 2015.08.10 | Hírek, Konyha

A Sziget fesztiválon napi 80-90 ezer vendéget és a fellépőket kell kiszolgálni egy nap a legváltozatosabb, magas minőségű ételekkel és gazdag italválasztékkal, kifogyhatatlan készletekkel, tökéletesen szervezett logisztikával és infrastruktúrával.

A Szigetre látogatók nem is sejtik, hogy a koncert előtti harapnivalók, a lazulásképpen legurított sörök és fröccsök mögött milyen összetett folyamatok zajlanak. A könnyed életérzés mögött kőkemény és vérprofi fesztiválgépezet dolgozik, melynek az egyik legkomolyabb feladata a helyszíni vendéglátás magas színvonalú biztosítása, a fesztivál egésze alatt, majdnem egy héten át, napi 24 órában. És nemcsak néhány száz ember igényeit maximálisan kiszolgálva, hanem esetenként 80-90 ezerét, rengeteg országot, kultúrát és ízlést képviselve.

Komoly tapasztalat kell ahhoz, hogy ezeket a szálakat – mára szinte csukott szemmel – hibátlanul mozgatni tudják, ráadásul nemcsak a Sziget fesztivál, hanem a VOLT, a Balaton Sound és a Strand Fesztivál – Be my Lake ideje alatt is. Gaspari Zsolt kereskedelmi vezető szerencsére nem sajnált megosztani velünk néhány kulisszatitkot.

Az ország legnagyobb fesztiválszervezőinek munkáját hogyan képzeljük el? Állandó körforgás az év?

Gyakorlatilag igen. Ekkora méreteknél már semmit sem bízhatunk a véletlenre, vagyis az utolsó hűtőszekrény vagy sörcsap is egy borzasztóan részletes, hónapokra előre elkészített terv része. Szóval, aki irigyli a „fesztiválozókat”, azt se felejtse el, hogy milyen alapos rákészülést igényel egy-egy ilyen volumenű rendezvény. Beszélgetésünk idején még a VOLT Fesztivál sem kezdődött el, viszont kis túlzással akár a Sziget is indulhatna, mert az egyik 95, a másik 90 százalékos készültségen áll.

A tervezési szakasz elég prózaian hangzik…

sziget3Ez munkánk egyik legfontosabb része. Sok anyag készül a fesztiválokról, minden kiállítót lefotózunk, ha sikerül, akkor az elején, a közepén és a végén is, mert egy 168 órás Sziget nyitva tartás enyhén szólva is erős változásokat tud hozni egy-egy standon… Ezeket kiértékeljük, majd még ősszel megkezdődik a következő évi tervezés. Térképen dolgozunk, először a programhelyszíneket fűzzük fel, aztán a szponzorhelyszínek következnek, és végül feltöltjük vendéglátóegységekkel a területet.

Közben persze mindig parázs viták folynak a területekről, vonulási irányokról, közlekedésről, ami a vendéglátókat is érinti, hiszen nem mindegy, hogy az adott helynek mekkora az áteresztőképessége.

Mi minden tartozik a kereskedelmi vezető hatáskörébe?

Az egyik nagy kör a nem élelmiszer jellegű kereskedőké, a másik a melegkonyháké és élelmiszer jellegű kereskedőké, a harmadik a kocsmáké, amelyek csak italokkal foglalkoznak, ritka esetben csomagolt élelmiszerrel. Tudatosan választjuk ezeket ennyire külön, egész más a működési mechanizmusuk, mások a terheik is, és a rájuk vonatkozó szabályok is.

A melegkonyhás egységeknél, ha nincs olyan szponzor, amit rá lehet húzni a teljes rendszerre – és ez ritkán van –, akkor minden egyes alapanyag szabad beszerzésű. Nem akarjuk az ételkínálat sokszínűségét azzal csökkenteni, hogy uniformizáljuk a beszerzési forrásokat, és a magyar törvények azt tartják megnyugtatóbbnak, ha mindenki a saját báziskonyhájáról hozza ki az alapanyagokat, és kint csak finisel.

Milyen elvek mentén választják ki a vendéglátóhelyeket?

A sokszínűség mindig fontos szempont, csakúgy, mint a külcsín, illetve, hogy az egész „szellemiséget” hogyan tudja megjeleníteni egy fesztiválos kitelepülésen.

Minden időszaknak megvan a maga divathulláma, idén a foodtrackeken a sor, ezt a látogatók is tapasztalják majd. Nagy lesz a választék idén, az egyszerűbb kávézótól kezdve az óriáskamionban megálmodott szendvicsbárig.

Persze megtartjuk a hagyományos, nagy áteresztő képességű konyhákat, de ők már csak a legnagyobb rendezvényeken tudnak életképesek maradni. A kisebb, rövidebb rendezvényeken sokkal rugalmasabbak a foodtrackek, jobban is tudunk velük tervezni, és a térállásuk is egészen más látványt ad.

Viszont a fixen épített egységeknél is működik egyfajta cenzúra, megnézzük a jelentkezők korábbi kitelepüléseit, vagy ha kezdők, mindenképpen kérünk látványterveket, ki hogyan álmodta meg saját magát. Ha azt látjuk, vannak benne gyengeségek, akkor megpróbálunk segíteni.

Ezek szerint van esély bekerülni ebbe a körbe?

sziget1Abszolút van. Minden évben egy viszonylag hosszú jelentkezési határidőt adunk, január első hetétől március 15-ig gyakorlatilag csak a jelentkezésekkel foglalkozunk. Nincs semmilyen megkötés, a jelentkezés semmilyen feltételhez sem kötött, és pénzbe sem kerül.

Mire a határidő lezárul, már kialakítjuk az adott év szabályrendszerét, koncepcióját, amihez alkalmazkodni kell. Ebbe beletartozik például az elszámolási rendszer, a helyek száma, és nagyjából kialakul az is, hogy hány és milyen egységgel szeretnénk együtt dolgozni. Italok tekintetében is ekkorra körvonalazódnak a kizárólagosságok.

A Sziget esetében április 15-ig visszajelzünk mindenkinek. A Szigeten körülbelül 80-100 melegkonyhai szolgáltatóról és ugyanennyi italosról beszélhetünk, a VOLT-nál a 30 ezres napi látogatószámnak megfelelően arányosan kevesebbről.

A választásnál két szempontot mérlegelünk. Az egyik, hogy ki az, aki jó minőségben és nagy tételben ki tudja szolgálni a fesztiválozókat, a másik, hogy melyek az adott jelentkező egyedi vonásai? Új jelentkezőknél mindig nagy a bizonytalansági tényező, hiszen teljesen másféle terheléssel kell megbirkózniuk például egy foodtrack show-n, mint itt, ahol a forgalom nagy részét 3-4 óra alatt bonyolítják le. Ehhez óriási felkészültséggel, odafigyeléssel, és megfelelő személyzettel kell rendelkezni, máskülönben elbuknak.

A vállalkozásokkal mindig csak adott szezonra és adott rendezvényre szerződünk, ami azért is fontos, mert ezek a cégek is folyton átalakulnak, változhat az ügyvezető, a személyzet, a koncepció.

A látogatóktól is jönnek visszajelzések?

Igen, de tőlük leginkább a panaszok jutnak el hozzánk. Ezeket igyekszünk azonnal lereagálni, a teljes stáb felé elvárás, hogy a felmerülő problémákat még a helyszínen igyekezzenek orvosolni. A leggyakoribb kifogás egyébként az étel minőségére, vagy az adagok nagyságára érkezik, esetleg a nem várt végszámlára.

Az italoknál sokkal kevesebb probléma van. Eleve adott még az is, hogy a rendezvényre milyen termék hogyan, milyen kiszerelésben kerülhet be, előre szerződésben szabott a beszerzési ár és a fogyasztói ár is.

A sajtó rendszeresen „felreppenti” a sör vizezését, de gyakorlatilag lehetetlen ügyeskedni, ez olyan felkészültséget igényelne, ami az üzemeltetőnek nem is érné meg. De nincs annyi vízkiállás sem, az ellenőrzések pedig folyamatosak, ha nem is pont ezért, hanem, hogy biztosan jól működjenek a sörcsapok.

Hogyan alakul az árképzés?

Rengeteg szempontot kell figyelembe venni. Az italoknál szponzorainknak is vannak elvárásaik, nekünk is van egy mérésünk, ameddig el tudunk mozdulni, és létezik persze egy profitelvárás is, így hosszas egyeztetés eredményeként születnek meg a számok.

Az ételeknél más a helyzet. Mivel nincs egységes beszerzés, sem egységes adagok, nem tudunk következtetni az anyaghányadra, ezért nincs központi megkötés, az ételek szabadárasok.

Úgy tűnik, a legnagyobb feladat az irdatlanul bonyolult logisztika lehet…

sziget4Igen, a logisztika rettenetesen kötött dolog egy ekkora rendezvénynél. Ennek az egyik fele maga az infrastruktúra, hiszen minden rendezvény majdhogynem zöldmezőn valósul meg. Mire jönnek az alvállalkozók, nekünk már kész infrastruktúrával kell őket várni, ami a víz- és áramkiállási pontokat jelenti, illetve a szolgálati vécék és a szelektív szemétgyűjtő tartályok kihelyezését. Ezeket egyébként általában 1-2 nap alatt vissza is kell bontanunk, ez a fesztiválok legstrapásabb, leglehangolóbb része.

Mivel a melegkonyhás éttermeknek maguknak kell minden anyagot beszerezniük, állandó behajtási engedélyt kapnak, idén már csak egy autóra, és azt is időkorláttal, hajnal négy és délután 2-3 között kell megoldaniuk az összes beszállítást.

A kocsmáknál mindez még szigorúbb, ők egyetlen autóra sem kapnak behajtási engedélyt. Minden egyes nagyrendezvényre kiépítünk egy központi depót a helyszínen, és ide szállítják be a szponzorok az összes italt, a hozzá tartozó edényzettel együtt. Innen mi szolgáljuk ki az összes „végpontot”, saját flottával. De magunkat is bekorlátozzuk, mi is csak hajnaltól kora délutánig szállíthatunk.

Mivel mindenütt csak a szponzori italok lehetnek, jó előre tudjuk a kínálatot, és azt is, hogy az vizuálisan miként jelenik meg. Így amikor például kocsmaképet tervezünk, tisztában vagyunk a szükséges hűtők számával és azzal, hogy mindez mennyire illeszkedik a dizájnba.

Hogyan zajlik a fesztiválok végén az elszámolás?

A készpénzes forgalom megszűnésével sokkal egyszerűbbé vált minden. A kocsmák a teljes árukészletet bizományba kapják, és folyamatosan utánrendelhetik, a végelszámolás időszakában ők már az elábéval és a helypénzzel csökkentett összeget kapják meg, így elszámolási viták nem is fordulhatnak elő.

A konyháknál más a helyzet, ők ugye saját finanszírozású készletekkel működnek. Náluk létezik olyan megoldás, hogy aki kéri, annak odaadjuk az előző napot. Akinek viszont erősebb a likviditása, kérheti, hogy egyben történjen az elszámolás a legvégén.

És mi történik a hegyeket kitevő szeméthalmazzal?

Ez is neuralgikus pontja minden rendezvénynek, és külön csapat foglalkozik vele. Mindig megpróbálkozunk a szelektív hulladékgyűjtéssel, de mivel a nap legalább harmadában önfeledten bulizó vendégekkel vagyunk körülvéve, akik nem feltétlenül figyelnek erre oda, a vendégtérben ennek a kezdeményezésnek inkább edukációs jelentősége van. A hinterlandokon viszont ki tudunk helyezni szelektív gyűjtőhelyeket, és ez ott jól is működik.

Minden évben vannak kísérleti számításaink, mi történne, ha átállnánk teljesen lebomló edényzetre és repohárra, és hiszek benne, hogy ez el is jön majd egyszer, de nem egyszerű. Három éve készülünk egy komposztáló kialakítására a rendezvényeken, de mivel az élelmiszer-maradékok nagy része nem komposztálható, ez még szintén várat magára. A Szigetet pedig minden hajnalban végig kell takarítani, és a szemétszedők is csak ilyenkor tudnak mozogni.

 

Németh Andrea

(Fotók: Sziget Fesztivál Official)

A cikk a Vendéglátás magazin július-augusztusi lapszámában jelent meg. Előfizetés itt.